Dossiers médicaux : conservation
La conservation des dossiers médicaux
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Quelle est la durée de conservation légale (archivage) des dossiers médicaux « papier » des patients dans le cadre d’un exercice libéral ?
1. Pourquoi conserver les dossiers
La conservation des dossiers médicaux répond à un triple intérêt :
- - La continuité des soins aux patients ;
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- un moyen de preuve en cas d’action de recherche en responsabilité civile ;
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- la réponse à une demande de communication du dossier formulée par le patient ou ses ayants droit.
Le médecin, fût-il spécialiste, qui envisage de cesser son activité sans successeur doit en informer rapidement les patients et leur demander de lui désigner le médecin auquel ils entendent désormais s’adresser pour le suivi et lui transmettre le dossier. Les dossiers non réclamés peuvent être remis à un confrère de même discipline, par exemple à la clinique où le médecin en cessation d’activité opérait, en complément du dossier d’hospitalisation, ou conservé par ce dernier. Il est impératif d’informer le conseil départemental de l’Ordre des modalités retenues pour la conservation des dossiers afin de pouvoir orienter le cas échéant les demandes d’accès des patients.
Le CNOM préconise l’alignement sur le délai de 20 ans, à compter de la dernière consultation, retenu pour les établissements de santé.
Lorsque la durée de conservation d’un dossier d’un patient mineur s’achève avant ses 28 ans, la conservation du dossier est prorogée jusqu’à cette date. Si le patient décède moins de dix ans après la dernière consultation, le dossier est conservé pendant 10 ans à compter de la date du décès
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2. durée de la prescription
La réduction de la prescription de trente à dix ans ne s’applique pour les médecins libéraux qu’aux actes ou préjudices causés à compter de la publication de la loi au Journal officiel, c’est-à-dire du 5 mars 2002. Dans ces conditions, la possibilité pour un praticien libéral de voir sa responsabilité civile recherchée dans un délai de vingt ans n’est nullement éteinte aujourd’hui... et il est dès lors encore utile de conserver les dossiers médicaux pendant un délai de vingt ans, voire plus si le patient est mineur. Cela d’autant plus que, si en théorie le délai pendant lequel la responsabilité civile des praticiens peut être recherchée a été réduit, le législateur a fixé comme point de départ de ce nouveau délai de dix ans la consolidation de la victime, et non pas la première constatation médicale du dommage. Le point de départ ainsi fixé est de nature à permettre en pratique des actions en responsabilité bien au-delà du délai de dix ans, lorsque la consolidation du dommage n’est pas acquise.
3. responsabilité médicale
L’étude des textes relatifs à la conservation des archives médicales et qui concernent les archives hospitalières montre que la durée de conservation n’est pas déterminée en fonction de la durée de prescription en matière de responsabilité médicale, mais principalement des types d’affections rencontrées, de même que du constat statistique du pourcentage de consultation des dossiers au-delà d’un certain nombre d’années, quel qu’en soit le cadre. Les médecins libéraux auraient sans doute intérêt à s’aligner sur le délai minimal de vingt ans appliqué par les établissements de santé pour préserver la justification essentiellement médicale de cette durée, conserver les preuves nécessaires à toute défense utile du médecin comme du patient et, enfin, garantir le droit d’accès des patients aux informations de santé les concernant, très largement ouvert par la loi du 4 mars 2002. C’est d’ailleurs le délai de conservation retenu pour les établissements de santé par le décret n° 2006-6 du 4 janvier 2006 (disposition applicable le 6 janvier 2007). La durée de vingt ans est calculée à compter de la date du dernier séjour hospitalier ou de la dernière consultation externe et prorogée si le dossier concerne un mineur jusqu’au vingt-huitième anniversaire de son titulaire